Primer ingreso y navegación
Empieza desde la pantalla de acceso y reconoce las opciones disponibles según tu perfil.
- 1Paso 1:
En la pantalla de inicio, usa el enlace “Manual de Usuario” de la parte superior si necesitas consultar esta guía antes de ingresar.
- 2Paso 2:
Selecciona “Login con Google” y elige la cuenta de correo que está registrada en ControlSocios.
- 3Paso 3:
Si tu correo no está registrado, está pendiente de aprobación o fue desactivado, la pantalla mostrará el motivo y no abrirá el panel.
- 4Paso 4:
Después de ingresar verás el nombre de tu organización, tu nombre, tu rol y, cuando corresponda, tu número de socio.
- 5Paso 5:
Las pestañas visibles dependen de tu perfil y de los permisos asignados: un socio ve su portal y sus pagos; la directiva ve además padrón, eventos, reservas y configuración.
- 6Paso 6:
Usa el selector de idioma del encabezado para cambiar la interfaz. La preferencia se conserva en tu perfil.
- 7Paso 7:
Para terminar, utiliza el botón de cerrar sesión ubicado en el encabezado.
Portal del Socio y carnet digital
Tu carnet con QR, tus beneficios, tus próximos eventos y reservas, y el historial de tu membresía.
- 1Paso 1:
Abre la pestaña “Portal” para ver tu carnet digital con código QR.
- 2Paso 2:
El QR incluye el identificador aleatorio de un carnet activo. Quien recibe el QR puede consultar nombre, número, tipo y vigencia: compártelo solo para verificar tu membresía. Un número de socio solo ya no permite una consulta pública; el QR impreso antiguo requiere personal autorizado con sesión iniciada. Descarga el QR actualizado desde tu Portal; renovar o revocar invalida el QR anterior.
- 3Paso 3:
En la misma pantalla verás los beneficios asignados a tu tipo de socio y los convenios activos.
- 4Paso 4:
La sección de próximos eventos permite inscribirte con un clic cuando el evento lo requiere.
- 5Paso 5:
Tus próximas reservas de instalaciones aparecen con fecha y horario.
- 6Paso 6:
El historial de membresía muestra tus cambios de estado (alta, suspensión, reactivación) con fecha y motivo.
Semáforo de cuotas
El estado de pago de cada socio en dos pistas: cuota de membresía y cargos (eventos, reservas, multas).
- 1Paso 1:
Verde significa al día; amarillo, cuota del período en curso pendiente dentro del día de gracia; mostaza, pendiente pasado el día de gracia; rojo, debe períodos anteriores o saldo inicial.
- 2Paso 2:
La segunda pista cubre los cargos no recurrentes: amarilla si hay pendientes y roja si alguno lleva más de 30 días vencido.
- 3Paso 3:
Los conceptos pueden dirigirse a un tipo de socio o a un socio específico; cada quien ve solo lo que le aplica.
- 4Paso 4:
Los adherentes cuyo tipo factura al titular consolidan su deuda en el semáforo del titular.
- 5Paso 5:
Selecciona un socio para ver el detalle de conceptos, pagos y su historial.
- 6Paso 6:
Si tu semáforo de cuotas llega a rojo por los meses configurados, la membresía pasa a Suspendido automáticamente (ver sección Padrón).
Mantenimiento
Cuota extraordinaria
Conceptos y reportes de pago
Cada reporte asocia un concepto, un monto y un comprobante antes de la revisión.
- 1Paso 1:
Tesorería crea los conceptos de pago: cuota del período por tipo de socio, inscripciones a eventos, reservas, multas o cuotas extraordinarias.
- 2Paso 2:
El socio selecciona “Reportar pago”, elige el concepto, confirma el monto pagado y adjunta el comprobante (PDF, JPG, PNG o WebP).
- 3Paso 3:
El reporte queda pendiente hasta que una persona autorizada lo valida o rechaza.
- 4Paso 4:
Un pago validado se registra como ingreso y actualiza el semáforo; uno rechazado no se convierte en ingreso.
- 5Paso 5:
Los cargos por inscripción a eventos y reservas se generan solos al inscribirse o reservar, y se deshacen si cancelas antes de pagar.
Padrón de socios, tipos y estados
Alta de socios, tipos con cuota propia, grupo familiar y ciclo de vida de la membresía.
- 1Paso 1:
En la pestaña “Socios”, el sub-tab Listado muestra el padrón con búsqueda y paginación.
- 2Paso 2:
El alta individual genera el número de socio correlativo con el prefijo de la organización y emite el carnet automáticamente.
- 3Paso 3:
Los tipos de socio definen cuota mensual, si votan, si permiten adherentes y si facturan al titular.
- 4Paso 4:
Un adherente se vincula a su titular; al desvincularlo queda como socio independiente.
- 5Paso 5:
Los estados de membresía son Activo, Suspendido, Renuncia, Expulsado y Fallecido; cada cambio queda en el historial con motivo.
- 6Paso 6:
La suspensión automática se aplica cuando las cuotas vencidas alcanzan los meses configurados; si el socio regulariza, se reactiva sola (según configuración).
- 7Paso 7:
Un socio suspendido no puede inscribirse a eventos ni reservar instalaciones hasta regularizar.
Importación masiva del padrón
Migra cientos de socios desde un CSV o Excel en dos pasadas.
- 1Paso 1:
En el sub-tab Listado, abre “Importar” y descarga la plantilla CSV de ejemplo.
- 2Paso 2:
La plantilla tiene columnas: nombre, email, tipo (titular/adherente/miembro), tipo_socio, titular_email y grupo.
- 3Paso 3:
Sube archivos CSV o XLSX de hasta 2 MB y 500 filas por lote.
- 4Paso 4:
La primera pasada crea titulares y miembros; la segunda vincula adherentes a sus titulares, incluso si están en el mismo archivo.
- 5Paso 5:
Cada socio importado recibe número correlativo y carnet automático.
- 6Paso 6:
El reporte final muestra filas creadas y errores por fila (email duplicado, tipo inexistente, titular no encontrado) para corregir y reintentar.
Eventos e inscripciones
Eventos con capacidad, lista de espera automática, cobro de inscripción y control de asistencia.
- 1Paso 1:
En la pestaña “Eventos”, la directiva crea eventos con fecha, ubicación, tipo, capacidad máxima y costo de inscripción.
- 2Paso 2:
Si el evento requiere inscripción, el socio se inscribe desde la pestaña o desde su Portal.
- 3Paso 3:
Cuando la capacidad se llena, la inscripción entra automáticamente en lista de espera (sin cargo).
- 4Paso 4:
Al cancelarse una inscripción confirmada, el primero de la lista de espera se confirma automáticamente y se le genera el cargo.
- 5Paso 5:
El cargo de inscripción se crea como concepto de pago dirigido al socio; si cancela antes de pagar, el cargo se deshace.
- 6Paso 6:
El personal autorizado marca la asistencia desde el detalle de inscripciones de cada evento.
Instalaciones y reservas
Calendario semanal por instalación con reglas anti-solape y cobro por hora.
- 1Paso 1:
La directiva define las instalaciones: nombre, tipo, horario de apertura y cierre, días disponibles, costo por hora y horas mínimas de cancelación.
- 2Paso 2:
En el calendario semanal, elige la instalación y navega entre semanas; los bloques ocupados muestran quién reservó.
- 3Paso 3:
Toca el día y completa hora de inicio y fin; el sistema valida el día, el horario de la instalación y que no se cruce con otra reserva.
- 4Paso 4:
Si la instalación tiene costo, se genera un cargo por las horas reservadas dirigido al socio.
- 5Paso 5:
El socio puede cancelar hasta las horas mínimas configuradas antes del inicio; después de ese límite solo la secretaría puede cancelar.
- 6Paso 6:
Un socio suspendido no puede crear reservas hasta regularizar su membresía.
Votaciones y comités
Elecciones, asambleas, propuestas y consultas con quórum y elegibilidad por tipo de socio.
- 1Paso 1:
La directiva crea la votación con tipo (Elección, Asamblea, Propuesta o Consulta), opciones, fecha límite y quórum requerido.
- 2Paso 2:
Solo votan los socios cuyo tipo tiene voto habilitado y que estén al día según la configuración.
- 3Paso 3:
En una Elección, los resultados muestran el ranking de candidatos; el sistema puede crear el comité ganador con un clic.
- 4Paso 4:
Al cerrar, el resultado indica si se alcanzó el quórum configurado.
- 5Paso 5:
En la pestaña “Comités” se gestionan directivas y comisiones: miembros, cargos, orden y períodos; un comité cerrado pasa a histórico.
Cierre automático al superar la mayoría
Documentos, beneficios y patrocinadores
Biblioteca documental con visibilidad por rol, beneficios por tipo de socio y convenios con aliados.
- 1Paso 1:
En “Documentos”, la directiva sube estatutos, reglamentos, actas, pólizas y memorias con categoría y fecha.
- 2Paso 2:
Cada documento define su visibilidad: Todos, Socios o Directiva; los socios solo ven lo que les corresponde.
- 3Paso 3:
En “Beneficios”, la directiva crea beneficios (descuentos, accesos, servicios) y los asigna a tipos de socio; sin asignación aplican a todos.
- 4Paso 4:
El sub-tab Patrocinadores registra aliados y convenios con su logo, contacto y beneficios para socios.
- 5Paso 5:
Los beneficios de tu tipo de socio aparecen automáticamente en tu Portal.
Tickets de mantenimiento
Incidencias con foto, prioridad, responsable, comentarios y estado.
- 1Paso 1:
Abre “Tickets” y selecciona “Nuevo ticket”: título, descripción, área, prioridad y ubicación, con foto opcional.
- 2Paso 2:
Filtra por estado, área o prioridad, o busca por texto.
- 3Paso 3:
Abre el ticket para ver la foto y la conversa; la administración puede cambiar estado, responsable y costo.
- 4Paso 4:
El flujo es Abierto, En curso, Resuelto y Cerrado. Los comentarios internos solo los ve la administración.
Abierto
Fuga de agua
En Proceso
Ascensor
Resuelto
Luz pasillo
Cerrado
Portón
Marketplace y proveedores
Compra y venta dentro de la comunidad, más un directorio de proveedores recomendados.
- 1Paso 1:
En “Marketplace”, explora los anuncios activos o publica el tuyo con título, descripción, categoría, precio y contacto.
- 2Paso 2:
Puedes pausar, reactivar, marcar como vendido o eliminar tus anuncios desde “Mis anuncios”.
- 3Paso 3:
Para incentivar el pago puntual, publicar puede estar limitado cuando hay deuda; los anuncios pausados vuelven solos al regularizar.
- 4Paso 4:
En “Proveedores”, encuentra servicios recomendados por la comunidad con calificaciones de una a cinco estrellas.
Clases de yoga
Gasfitería
Repostería
Configuración, idioma, moneda y PWA
Datos de la organización, reglas de suspensión, idioma, moneda e instalación como app.
- 1Paso 1:
En “Configuración”, la directiva revisa nombre, código, prefijo de socio, moneda y tipo de organización.
- 2Paso 2:
Las reglas de morosidad se definen aquí: día de gracia, meses de mora para suspensión automática y reactivación automática.
- 3Paso 3:
Cada persona elige su idioma (Español, English, Português, Français, Deutsch) en el encabezado; la organización define su moneda (PEN, USD, EUR, BRL, COP o MXN).
- 4Paso 4:
La auditoría registra cada cambio relevante con fecha, tipo de evento y usuario, visible para perfiles autorizados.
- 5Paso 5:
Para instalar ControlSocios como app, abre el menú del navegador y elige “Instalar aplicación” o “Agregar a pantalla de inicio”; funciona en Windows, macOS, Android y iPhone.
Seguridad y operación actualizada
El QR incluye el identificador aleatorio de un carnet activo. Quien recibe el QR puede consultar nombre, número, tipo y vigencia: compártelo solo para verificar tu membresía. Un número de socio solo ya no permite una consulta pública; el QR impreso antiguo requiere personal autorizado con sesión iniciada. Descarga el QR actualizado desde tu Portal; renovar o revocar invalida el QR anterior.
- 1Paso 1:
Comprobantes, documentos e imágenes: máximo 4 MB por archivo. Los archivos se consultan con sesión y permisos; copiar el enlace no concede acceso a otra organización. DOCX y XLSX se descargan en vez de ejecutarse en la página.
- 2Paso 2:
Los meses vencidos de una familia se cuentan sin duplicar el mismo período. Abrir el panel no suspende ni reactiva socios: la evaluación es programada. Una suspensión manual requiere una reactivación manual.
- 3Paso 3:
Cancelar una inscripción o reserva elimina el cargo solo si no tiene ningún reporte de pago. Si ya hay reporte, incluso pendiente o rechazado, tesorería debe revisarlo: no hay devolución automática. Los pagos validados no se editan como movimientos manuales.
- 4Paso 4:
Una propuesta sin votos afirmativos no se aprueba. Un empate en el último puesto de una elección requiere resolver el desempate antes de crear el comité. Los cambios al padrón habilitado pueden cambiar el quórum: evita alterarlo durante una votación en curso.
- 5Paso 5:
Los avisos de correo no sustituyen el estado registrado en el sistema. Ante un error de envío no repitas el alta, pago o reserva; comprueba primero el registro. La entrega requiere que el proveedor y el dominio remitente estén configurados.